Assistenz (w/m/d) für den Bürgermeister - in Vollzeit

Das bieten wir...

• Eine interessante, abwechslungsreiche Aufgabe mit angemessenem Gestaltungsspielraum und vielen persönlichen Kontakten
• Eine unbefristete Stelle in Vollzeit
• Vergütung nach Entgeltgruppe 9 a TVöD
• 30 Tage Jahresurlaub plus 24. und 31. Dezember frei
• Attraktive Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie betriebliche Altersvorsorge, Sonderzahlungen und die Möglichkeit von Bildungsurlaub
• Individuell gestaltbare Qualifizierungsmöglichkeiten
• Kostenfreies Premium-Jobticket für das gesamte RMW-Gebiet

Ihre Aufgaben...

• Selbstständige Koordination von internen und externen Besuchen, des Terminkalender und der Wiedervorlage
• Telefonische/schriftliche Vereinbarung von Gesprächs- und Sitzungsterminen
• Vorbereitung und Abwicklung von interner und externer Korrespondenz, Berichten und Präsentationen
• Selbstständige Aktenführung, Pflege von Adressdateien zur Erstellung von Einladungen oder Karten in Form von Serienbriefen 
• Organisation von Dienstreisen
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Sitzungen bzw. Besprechungen sowie das Arrangieren der internen Sitzungen und Sitzungsräume
• Entgegennahme, Erstbearbeitung und Weiterleitung bzw. abschließende Bearbeitung eingehender interner und externer persönlicher, telefonischer, elektronischer oder schriftlicher Anfragen sowie Versand elektronischer und schriftlicher Informationen
• Eigenständige Klärung von Sachverhalten mit dem Ersten Stadtrat, den Fachbereichs- bzw. Referatsleitungen, Mitarbeitenden, Bürgerinnen und Bürgern, Verbänden, Firmen, der Presse sowie anderen Behörden und politischen Parteien
• Besorgung und Abrechnung von Präsenten
• Mitarbeit bei speziell zugewiesenen Sonderaufgaben

Das erwarten wir...

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte, Office-Managerin (w/m/d) oder vergleichbar und haben Erfahrungen im Sekretariat, bevorzugt Chefsekretariat
• Für die Aufgabenwahrnehmung werden grundlegende Kenntnisse kommunaler und politscher Strukturen benötigt
• Ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie ausgesprochenes Organisationstalent und Teamfähigkeit
• Absolute Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein wird aufgrund der Aufgabenstellung vorausgesetzt
• Überdurchschnittliches Engagement, Belastbarkeit, Flexibilität und gutes Durchsetzungsvermögen
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme, speziell in Outlook
• Ein freundliches und gepflegtes Auftreten
• Ortskenntnisse sind von Vorteil
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft zu Arbeitszeiten auch in den Abendstunden und an Wochenenden (in Einzelfällen)

Der Weg zu uns...